Geschäftliche E-Mails inklusiv gestalten: Warum Pronomen und Anredeformen wichtig sind

Schreiben einer E-Mail

Vor ein paar Tage bekam ich wieder eine dieser E-Mails. Sie war sachlich, professionell formuliert und begann mit "Sehr geehrter Herr …". Das wäre an sich nichts Besonderes, wenn ich nicht längst und klar kommuniziert hätte, dass ich Lizbeth heiße. Ohne Herr. Ohne Missverständnis.

Nun könnte man sagen: "Ja, aber in deinem Absender steht eben noch dein alter Name, da kann ja niemand wissen, wie du angesprochen werden möchtest." Stimmt! Und genau das ist Teil des Problems.

Nicht jede*r kann oder will sofort alle offiziellen Daten ändern lassen. Gerade in großen Organisationen oder bei laufenden Projekten ist das ein Prozess. Umso wichtiger ist es, dass wir uns im Geschäftsleben nicht auf Mutmaßungen verlassen, auch wenn es "nur" um die Anrede geht, sondern inklusiv und respektvoll kommunizieren.

Warum das wichtig ist

Eine geschlechtsspezifische Anrede, sei es Herr, Frau oder Sehr geehrter Herr Dr., mag gut gemeint sein, trifft aber nicht immer zu. Menschen können trans, nicht-binär, genderqueer oder einfach noch nicht offiziell geoutet sein. Sie können Namen verwenden, die nicht mit dem amtlichen Eintrag übereinstimmen. Oder sie möchten selbst bestimmen, wie sie angesprochen werden. Das ist keine Kleinigkeit. Das ist Respekt.

Eine fehlerhafte Ansprache mag für viele wie ein "Ausrutscher" wirken, für die betroffene Person ist es oft eine unangenehme Erinnerung, nicht gesehen oder nicht ernst genommen zu werden.

Aber wie geht’s besser?

In vielen Fällen lässt sich eine geschlechtsneutrale Anrede einfach umsetzen, ohne peinlich oder übermäßig korrekt oder "woke" zu wirken.

Hier einige Alternativen für den geschäftlichen Alltag, wenn man Vor- und Zunamen kennt:

• "Guten Tag Franka Potente": neutral, höflich und persönlich.

• "Hallo Anakin Skywalker": informell, aber in vielen Branchen völlig in Ordnung.

• "Liebe*r Franka Potente": in etwas persönlicherem Kontakt, z. B. nach mehreren E-Mails.

Wenn man nur den Zunamen kennt, dann reichen zumeist auch ein einfaches: "Guten Tag", oder "Sehr geehrtes Team".

Auch die Signatur kann helfen: Wer eigene Pronomen wie sie/ihr oder they/them in der E-Mail-Signatur angibt, macht es anderen leichter und signalisiert gleichzeitig Offenheit für inklusive Kommunikation. Aber, wie auch in meiner Organisation, ist das nicht immer möglich.

Fazit

Geschäftliche Kommunikation verändert sich. Und das ist gut so. Höflichkeit bedeutet heute nicht nur formale Korrektheit, sondern auch Sensibilität im Umgang miteinander.

Wer Menschen respektvoll begegnet, beginnt bei der Sprache. Dazu gehört auch, niemandem ein Geschlecht zuzuschreiben, schon gar nicht aufgrund von Namen oder alten Systemeinträgen.

Das ist kein Mehraufwand. Das ist ein Zeichen von Respekt.

Eure, Lizbeth